Todo consultório odontológico possui uma profissional que auxilia o dentista em todos as atividades administrativas e, assim, torna-se indispensável no negócio.

É claro que estamos falando da secretária. Uma profissional que tem um papel muito importante dentro da sua clínica.

Continue a leitura e entenda como a secretária pode ajudar o seu consultório odontológico a crescer!

Qual o papel da secretária no seu consultório odontológico?

 

Ter sua própria clínica ou consultório odontológico não é uma tarefa simples. Principalmente porque suas responsabilidades e preocupações passam a ir além do conhecimento técnico da ortodontia.

Nesse sentido, você também é responsável pelo estoque, marketing, finanças, atendimento, burocracias e demais processos dentro da clínica que é uma empresa como qualquer outra.

Dessa forma, possuir alguém que possa te ajudar a desafogar parte do trabalho administrativo é fundamental para que você consiga dar foco no atendimento dos seus pacientes e na parte estratégica do seu negócio.

A secretária vai ter o papel de auxiliar em diversas atividades administrativas da sua clínica odontológica, fazendo com que você tenha mais tempo para outras ocupações pertinentes.

Além disso, a secretária tem papel fundamental na fidelização de pacientes. Tanto ela, quanto a recepcionista, são as responsáveis pelo atendimento ao paciente e são as representantes da clínica, sendo essenciais para causar uma boa primeira impressão.

Caso alguém se sinta mal atendido ou desconfortável com o atendimento da sua secretária, é a imagem do seu consultório que ficará comprometida.

Portanto, contratar uma secretária é algo fundamental para o crescimento e sucesso da sua clínica odontológica.

 

Dica de Leitura: Habilidades que a secretária ou recepcionista precisa possuir para atender em sua clínica

 

Como a secretária pode ajudar no sucesso da sua clínica?

 

Como dito acima, as secretárias são responsáveis por grande parte das atividades administrativas do consultório, garantindo mais tempo para que você trate de assuntos estratégicos.

Mas, nesse sentido, o que exatamente uma secretária pode fazer para ajudar com o sucesso da sua clínica?

Confira alguns benefícios importantes que essa profissional proporciona para o seu consultório.

 

1) Gestão de estoque

A secretária pode ficar responsável pela gestão e controle do estoque da sua clínica.

Nesse sentido, ela fará as reposições de materiais, tanto administrativos quanto odontológicos, entrará em contato com fornecedores e garantirá que não haverá problemas de abastecimento.

A responsabilidade pela gestão do estoque é grande e crucial para o bom funcionamento da sua clínica odontológica. Portanto, é importante delegar essa tarefa para a profissional, ao invés de você tentar conciliar esse trabalho com o atendimento de pacientes.

 

2 ) Gestão financeira

Outra responsabilidade para você confiar à sua secretária é a gestão financeira do seu consultório.

Processos relativos às contas a pagar, receber, cobranças e fluxo de caixa são essenciais para qualquer empresa. Portanto, delegar esse trabalho para alguém de confiança é fundamental.

Além disso, para complementar, você pode contratar um software odontológico que vai ajudar a sua secretária com todos esses processos financeiros, trazendo mais segurança e rapidez para o seu fluxo.

 

Dica de Leitura: Por que utilizar a recorrência como meio de pagamento na sua clínica odontológica?

 

3) Comunicação com pacientes

A secretária também pode ser responsável por cuidar da comunicação externa da sua clínica odontológica.

Essa atividade é bastante importante para construir um relacionamento e conseguir fidelizar os seus pacientes.

Nesse sentido, a secretária entrará em contato para confirmar, reagendar e cancelar consultas, bem como organizará campanhas de marketing específicas e enviará mensagens sazonais, como no dia do aniversário, por exemplo.

Aqui, um grande aliado da sua secretária será o WhatsApp e um software odontológico que consiga fazer a integração com o aplicativo, facilitando os processos de envio de mensagens.

Além disso, é importante ressaltar que esse trabalho de comunicação é bastante sensível. A secretária tem que ter paciência, flexibilidade e empatia para tratar com os pacientes, principalmente porque há momentos em que eles estão fragilizados, com dor e precisando de urgência.

 

4) Gestão da agenda

A agenda do dentista é um assunto bastante complexo e que deve ter a devida atenção.

Nesse sentido, a agenda não compreende apenas a marcação de consultas de pacientes, mas também outros compromissos profissionais, como palestras, seminários e eventos odontológicos diversos.

Dessa forma, ter a ajuda da secretária para organizar as consultas e administrar os seus compromissos é essencial para que você otimize o tempo e seja mais produtivo.

Além disso, caso haja algum imprevisto, a secretária consegue cancelar ou adiar os seus compromissos, sem que você se preocupe ou tenha dores de cabeça com isso.

 

5) Otimização de processos e melhoria contínua

A contratação de uma secretária vai te ajudar em todos os processo administrativos da sua clínica odontológica.

No médio a longo prazo, esses processos vão estar cada vez mais otimizados e será até natural que a profissional os melhore ainda mais e traga ideias para aperfeiçoar a sua gestão.

Essa é uma das vantagens de ter alguém completamente dedicada nos fluxos da sua clínica. Ela vai entender de ponta a ponta como eles funcionam e poderá enxergar possíveis oportunidades de melhoria.

Portanto, contratar uma secretária é interessante para você conseguir crescer e colocar sua clínica a um passo mais próxima do sucesso.

 

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Como retribuir e inspirar a sua secretária?

 

Com tantos benefícios e atividades importantes, é fundamental que você entenda como deve retribuir esses esforços da sua secretária para ajudar a sua clínica a ter bons resultados.

É claro que você deve proporcionar um salário e benefícios condizentes com o cargo e de acordo com as melhores práticas do mercado. Mas isso é apenas o ponto de partida para que você fidelize essa profissional.

Nesse sentido, pense em algumas questões que podem ajudar a motivar a sua secretária, como:

 

1) Invista na capacitação e no conhecimento

Compartilhe os seus conhecimentos sobre gestão e sobre o mercado odontológico.

Além disso, procure cursos que possam adicionar conhecimento e habilidades novas para a sua secretária. Investir em educação nunca é demais e vai te trazer bons resultados no futuro.

 

2) Reconheça o trabalho da equipe

Parte do seu trabalho como administrador da clínica é promover e reconhecer os seus funcionários que tiveram boas performances e resultados.

O reconhecimento pode vir através de aumento de salário, promoções, cursos ou elogio na frente da equipe.

Esse gesto é importante para manter a motivação da sua secretária e da sua equipe, de maneira geral.

Lembre-se de que por trás do trabalho e do cargo existem pessoas que contribuem para que a sua clínica se mantenha a todo vapor. Reconhecer esse trabalho é fundamental!

 

Como o Serodonto ajuda a sua secretária?

 

O Serodonto é o software odontológico que vai ajudar a sua secretária a realizar com maestria todos as atividades administrativas do seu consultório.

Com o Serodonto, sua secretária vai conseguir:

• Ter agendamento automatizado através de sites e redes sociais, facilitando o fluxo e captando mais pacientes;
• Utilizar o WhatsApp de forma automatizada e integrada, podendo fazer a gestão de campanhas de marketing e mensagens personalizadas para grupos de pacientes específicos;
• Efetuar confirmação, reagendamento e cancelamento de consultas através do WhatsApp;
• Ajuda com os fluxos de contas a pagar e a receber, além de diversos relatórios importantes sobre suas finanças.

Portanto, contratar uma secretária e utilizar o Serodonto é a combinação ideal para que você administre melhor a sua clínica odontológica e obtenha muito sucesso!

Para entender melhor quais são todos os recursos do Serodonto, acesse nosso site e entre em contato!