O WhatsApp é um aplicativo de trocas de mensagem muito popular no Brasil e no mundo. É praticamente impossível que alguém nunca tenha ouvido falar dessa ferramenta e muito difícil encontrar alguém que não a utilize diariamente.

Mas apesar de ser utilizado de maneira informal e para mensagens pessoais, o WhatsApp pode se tornar um verdadeira ferramenta de trabalho, muito útil para o seu consultório odontológico.

Se antigamente toda a comunicação feita como o paciente era feita por ligações telefônicas, hoje, esse relacionamento pode ser estreitado e otimizado utilizando mensagens pelo aplicativo.

Pensando nisso, neste artigo, abordaremos algumas questões e dicas fundamentais para que você consiga transformar o WhatsApp num aliado fundamental para as operações do seu consultório.

Utilize o WhatsApp Business

O WhatsApp Business é uma versão do WhatsApp para empresas e, dessa forma, possui algumas funcionalidades diferentes e interessantes para você administrar o atendimento do seu consultório.

A primeira funcionalidade exclusiva dessa versão é a possibilidade de você criar o seu perfil com informações relevantes ao seu negócio, como endereço, site e horário de atendimento.

Além disso, é possível salvar respostas automáticas para conseguir, por exemplo, responder perguntas frequentes, ou enviar uma mensagem de boas vidas a novos pacientes.

Outro recurso bastante interessante é a possibilidade de categorizar os seus contatos. Para o atendimento da sua clínica, essa função é importante para conseguir marcar quais são os pacientes fidelizados, quais os inadimplentes ou quais aqueles que não marcam uma consulta há algum tempo.

Falando em marketing, essas funções são bastante úteis para você conseguir estabelecer uma comunicação mais eficiente e próxima com os seus pacientes.

No entanto, é preciso que se tenha certo cuidado ao utilizar o WhatsApp Business.

Um primeiro ponto de atenção é não utilizar o seu celular pessoal para atender os clientes. Separar o que é sua vida particular da sua vida profissional é essencial para a eficiência do seu atendimento e evita distrações ao longo do dia. Portanto, mantenha um celular dedicado para a sua clínica e para comunicação com os pacientes.

Outro ponto importante é ter a autorização do paciente para que você dispare mensagens com conteúdos ou com campanhas de marketing. Para isso, na primeira visita do paciente ao consultório, solicite seu consentimento em receber mensagens através do aplicativo. Isso evita que você prejudique o relacionamento com pacientes que não desejam receber comunicados pelo WhatsApp.

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Utilize o WhatsApp para auxiliar os agendamentos

Uma das grandes vantagens de utilizar o WhatsApp na sua clínica odontológica é a possibilidade de otimizar os agendamentos e melhorar os processos da sua secretária ou recepcionista.

Nesse sentido, você pode utilizar o aplicativo para marcar agendamentos — sendo um canal disponível para o paciente iniciar a conversa —, para remarcar, cancelar e até mesmo, lembrar os pacientes da data e horário da consulta.

Fazendo a gestão das mensagens e do histórico, a secretária consegue otimizar o trabalho de agendamento, tendo mais facilidade em casos urgentes, como na necessidade de um encaixe de última hora.

Portanto, utilizar o WhatsApp como ferramenta para auxiliar o agendamento é muito mais eficiente do que manter essa comunicação do jeito tradicional, por telefone.

Essa gestão consegue minimizar as faltas e a necessidade de realocação de horários ou cancelamentos.

Se você possui um software que faça a integração com o WhatsApp é melhor ainda!

Faça pesquisas de satisfação pelo aplicativo

Entender qual a percepção do seus pacientes com relação ao seu atendimento é crucial para identificar oportunidades de melhoria e promover a evolução constante dos seus serviços.

Nesse sentido, o WhatsApp traz uma ótima oportunidade para você enviar pesquisas de satisfação para os seus pacientes de forma rápida e padronizada.

No entanto, tenha em mente que o formato da pesquisa é muito importante para incentivar a resposta pelo paciente.

Não é indicado que você utilize perguntas muito abertas e longas, porque a probabilidade do paciente deixar de responder a pesquisa é muito alta.

Você pode utilizar pesquisas do tipo Likert, para medir a satisfação dos seus pacientes dentro de uma escala de 0 a 5. É um tipo de pesquisa fácil e que exige pouco esforço para responder.

Ou então, utilize a pesquisa NPS®, que consiste em medir a lealdade dos pacientes/ clientes.

Utilize o WhatsApp para compartilhar conteúdo

O WhatsApp pode ser utilizado não somente para auxiliar no agendamento ou nos processos de atendimento da sua clínica odontológica.

Indo mais além, você pode utilizar o aplicativo como ferramenta para compartilhar conteúdos relevantes para os seus pacientes, transformando-o num instrumento da sua estratégia de marketing de conteúdo.

Nesse sentido, compartilhe dicas, esclarecimento de dúvidas e novidades através do WhatsApp para estreitar o relacionamento com seus pacientes e entregar valor adicional ao seus serviços como dentista.

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Faça o pós-atendimento pelo aplicativo

Alguns tratamentos podem exigir que você mantenha um acompanhamento mais próximo do seu paciente, para garantir que a recuperação esteja acontecendo sem maiores problemas.

Nesse sentido, é interessante utilizar o WhatsApp para fazer o acompanhamento pós-atendimento.

Verifique se o paciente está sentido alguma dor ou possui alguma dúvida sobre os cuidados a serem tomados.

Se for o caso, já utilize o WhatsApp para efetuar o agendamento de uma consulta de emergência, caso seja necessário.

Perceba que o WhatsApp é uma ferramenta bastante versátil para você conseguir estabelecer uma comunicação eficiente e de confiança com seus pacientes.

Tome cuidado com mensagens indesejadas e Spam

É muito comum cairmos na tentação de ficar mandando diversas mensagens para os pacientes, com o intuito de se manter sempre presente e estabelecer uma comunicação mais próxima.

No entanto, é imprescindível que você tenha bastante juízo com relação ao tipo e à quantidade de mensagens que você vai enviar para os seus pacientes.

Não é recomendável que você mande mensagens todos os dias, mais de uma vez. Geralmente, não há tanto assunto — em uma situação corriqueira — para tratar com os pacientes. Portanto, evite o desgaste de enviar mensagens de spam ou sem contexto.

Da mesma forma que utilizar o WhatsApp da forma correta pode melhorar os seus processos e aprimorar o seu relacionamento com o paciente, seu uso incorreto pode causar exatamente o efeito contrário.

Portanto, use o aplicativo com cautela e de forma planejada.

Serodonto e a gestão do WhatsApp

Para te ajudar a fazer a gestão do atendimento da sua clínica odontológica com o WhatsApp, o Serodonto possui diversas funcionalidades interessantes para otimizar os seus processos.

Entre os diversos recursos, o Serodonto possibilita que você:

• Consiga organizar e enviar campanhas de marketing direcionados através do WhatsApp;
• Automatização de mensagens sobre o retorno de consultas;
• Automatização de envios de mensagem com conteúdos sobre importância do tratamento e prevenção de doenças;
• Confirmação de consultas que ajudam a reduzir as faltas e otimizar a gestão da agenda;
• Possibilidade e envio de questionário e pesquisa de satisfação;
• Utilização de chat bots para automatizar o agendamento pelo WhatsApp.

Dica de Leitura: Benefícios de softwares de gestão para clínicas odontológicas

Utilizar um software odontológico como o Serodonto auxilia os processos de atendimento através do WhatsApp, otimizando o tempo do seu time e reduzindo riscos.

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