Administrar um consultório ou uma clínica odontológica requer diversos tipos de conhecimento sobre negócios como: Finanças, Marketing, Recursos Humanos.

Nesse sentido, temos a Gestão do Estoque, um conhecimento fundamental para qualquer empresa e que pode ser motivo de sucesso ou fracasso do seu empreendimento.

Neste artigo, explicaremos o que é um estoque e listamos algumas dicas cruciais para que você faça uma gestão eficiente sobre ele.

 

O que é o estoque?

 

Talvez seja muito difícil encontrar alguém que nunca tenha ouvido falar em estoque ao menos uma vez na vida.

No entanto, é importante explicar essa definição para que fiquem claros os demais temas e dicas abordadas nesse texto.

Nesse sentido, temos que o estoque representa todos os recursos produtivos fundamentais para a produção de um bem ou para a execução de um serviço.

Ainda, o estoque pode se referir também ao armazenamento de produtos acabados, antes de serem vendidos ou despachados.

No caso de uma clínica odontológica, o estoque contém todos os recursos necessários para que o dentista consiga exercer o seu atendimento com bom nível de excelência.

Além dos materiais relativos à prática odontológica, o estoque de uma clínica também pode conter objetos administrativos, como papéis, canetas, carimbos e etc.

Portanto, o estoque é fundamental para que o seu consultório odontológico continue em posição de atender e operar, sem prejuízos ou dificuldades.

 

Dica de Leitura: Como o Marketing Odontológico pode tornar seu consultório um sucesso?

 

Por que é importante efetuar a gestão do estoque?

 

A gestão do estoque é uma das atividades fundamentais em qualquer empresa, e não poderia ser diferente nas clínicas odontológicas.

Como visto, o estoque representa todos os recursos indispensáveis para a execução do serviço de dentista e dos processos da sua clínica, portanto, qualquer falta de material pode impedir que você atenda um paciente.

Nesse sentido, ter o controle do estoque é importante para que você:

• Não seja surpreendido pela falta de um material logo antes ou durante o seu atendimento;
• Tenha agilidade em seus serviços e nos processos administrativos da sua clínica;
• Reduza gastos com despesas de última hora e não planejadas;
• Tenha mais informações para seu controle financeiro;
• Evite perder materiais e economizar espaço.

Portanto, caso você nunca tenha dado a devida atenção para o controle de estoque da sua clínica odontológica, a sugestão é que você faça o quanto antes!

Dessa forma, para ajudar a entender como você pode estabelecer uma boa gestão de estoque, separamos algumas dicas fundamentais.

 

7 dicas para você melhorar a gestão do estoque da sua clínica odontológica

 

A gestão do estoque é uma responsabilidade bastante complexa. Apesar de ser possível fazer a administração manualmente, no caso de um consultório pequeno, é bastante recomendável que você opte por um software odontológico que possa te ajudar com essa atividade.

Conforme o seu consultório for crescendo, torna-se inviável fazer o controle do estoque de forma manual.

No entanto, com ou sem software, as dicas a seguir valem para qualquer situação.

 

1) Colete os dados e informações sobre o seu estoque

 

A primeira dica é um princípio básico e fundamental: para você conseguir efetuar a gestão do estoque, é necessário que você saiba o que há nele.

Nesse sentido, faça uma lista com os materiais e suas respectivas quantidades, além da data de quando foi feita essa coleta de informações.

Mantenha esses dados acessíveis para que qualquer pessoa possa verificar, fazer uma consulta ou atualizar os dados.

Além disso, organize bem as informações. É importante que este relatório consiga ser analisado de forma rápida e fácil.

Aqui, nessa etapa, um software odontológico é de grande ajuda e fará com que você economize uma boa quantidade de tempo, além de ter mais segurança e confiabilidade nos dados.

No entanto, nada impede de você trabalhar com essas informações em formato de planilhas, no bom e velho Excel.

 

Dica de Leitura: Como Um Software Odontológico Pode Ajudar O Dentista Autônomo?

 

2) Defina as melhores quantidades de cada material

 

Em um primeiro momento, podemos estar inclinados a comprar uma grande quantidade de todos os materiais necessários para a clínica odontológica.

Mas na verdade, para uma gestão eficiente, é importante entender as diferentes quantidades necessárias de cada material durante o mês — ou qualquer outro período de tempo definido.

Não adianta comprar muitos materiais que tem pouca vazão no seu dia a dia. Isso só vai ocupar espaço físico no seu estoque e não tornará os seus processos mais rápidos e eficientes.

Por isso, é importante entender quais são os materiais que tem mais saída e aqueles que são de uso menos frequente. Dessa forma, você consegue otimizar o fluxo do seu estoque, além de conseguir fazer pedidos mais assertivos para os seus fornecedores.

É claro que no começo é mais difícil conseguir ter um número ideal de materiais. Mas o acompanhamento mensal fará com que você consiga aprender com o tempo quais as melhores quantidades para cada um dos materiais da sua clínica odontológica.

 

3) Controle as entradas e saídas dos materiais

 

Esta próxima dica está bastante relacionado com a anterior.

Para uma gestão eficiente do seu estoque é fundamental que você tenha um alto controle sobre os materiais que estão saindo e entrando.

Dessa forma, é possível prever quando você deve abastecer o estoque, além de entender quais materiais têm mais saída e quais não têm.

Esse controle é importante para que você tenha dados confiáveis para tomar decisões importantes sobre compra, abastecimento, economia e revisão do estoque.

Mais uma vez, para esse tipo de controle, um software odontológico é bastante indicado, porque agiliza o controle e cria relatórios para análises fundamentais.

 

4) Organize o espaço físico do seu estoque

 

Organizar o seu estoque é fundamental para você garantir rápido acesso, tanto para utilizar os materiais, quanto para coletar informações.

Nesse sentido, não guarde os materiais de forma desorganizada, montando pilhas e pilhas embaralhadas.

Essa desorganização vai atrapalhar o seu controle, tornando difícil saber aonde estão os materiais.

 

5) Cuidado com a validade dos produtos

 

Outro fator importante para você ter no controle do seu estoque é o cuidado com a validade dos produtos e medicamentos.

Essa dica conversa diretamente com a questão de entender a quantidade certa de cada material e com a organização do seu estoque.

Tenha na ponta do lápis — ou do software odontológico — quais são as datas de validade dos produtos que estão no estoque. Produtos vencidos não devem ser utilizados e só trazem prejuízos para a sua clínica.

Portanto, mapeie a validade dos produtos e utilize primeiro os materiais mais antigos e com validade próxima.

 

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6) Treine a sua secretária

 

Como podemos perceber, efetuar a gestão do estoque é uma responsabilidade que exige muito cuidado e tempo.

Nesse sentido, se você é o dono da clínica, mas também atua como dentista, é importante delegar o controle do estoque para alguém de sua confiança.

Dessa forma, atribuir essa atividade para a sua secretária é fundamental para que você consiga atender os seus pacientes e cuidar de outras atividades da sua clínica.

Mas não basta largar essa atividade com a sua secretária e esperar que ela faça tudo do jeito que você quer. É importante entender se ela precisa de treinamento com relação à isso ou não, e, caso sim, proporcionar os devidos conhecimentos para que ela te ajude de forma eficiente.

É importante deixar claro que uma clínica odontológica possui diversas atividades importantes e que você sozinho não consegue dar conta de tudo. Nesse sentido, é importante efetuar boas contratações e montar uma equipe de confiança que te dê suporte na gestão.

 

7) Faça boas parcerias com fornecedores

 

Conseguir boas parcerias com fornecedores também é algo fundamental para se buscar numa gestão eficiente de estoque.

É importante manter negociações com fornecedores confiáveis e profissionais, os quais não trazem risco de não abastecimento ou de erros de fornecimento.

Além disso, é importante trabalhar com fornecedores que se adequem às suas necessidades. Existem empresas que apenas trabalham com pedidos grandes e talvez essa não seja a realidade da sua clínica.

Portanto, procurar e encontrar parceiros é fundamental para que o seu estoque esteja sempre pronto e abastecido.

 

Como o Serodonto te ajuda a controlar o estoque?

 

Como comentamos em alguns momentos nesse artigo, a gestão do estoque da sua clínica pode ser otimizada com a utilização de um software odontológico.

Nesse sentido, o Serodonto é uma ferramenta importante que vai te ajudar a ter uma gestão mais assertiva, rápida e segura do seu estoque.

Em poucos minutos você consegue registrar as suas compras na tela de entradas e a quantidade do seu estoque é atualizada automaticamente. Além disso, o seu processo financeiro de contas a pagar também é alimentado com essas informações.

Ao dar baixa no estoque, quando utilizar os materiais, o Serodonto automaticamente registra as saídas e cria relatórios de reposição e de custos, para facilitar a sua gestão.

Portanto, o Serodonto é um aliado fundamental na gestão da sua clínica, trazendo mais agilidade, segurança e facilidade nos seus processos.

Para entender melhor sobre todos os recursos que o Serodonto oferece, acesse o nosso site e entre em contato conosco!