Quando o assunto é automatizar o atendimento em clínicas, muitos dentistas ficam perdidos ou acreditam que o tema é muito complicado para ser colocado em prática. 

Na verdade, existem tecnologias simples, viáveis e muito eficientes para implementar em consultórios de todos os tamanhos.

A automação do atendimento em clínicas traz uma série de vantagens, tanto para a gestão como para os pacientes. Ela oferece mais agilidade, aumenta a produtividade, melhora o nível de satisfação dos pacientes, reduz os custos, diminui os erros e até aumenta a receita pelo fato de que 59% dos pacientes interagem fora do horário comercial pelas redes sociais e aplicativos de troca de mensagens. 

Não sabe como automatizar o atendimento na sua clínica? Confira as dicas que separamos! :)

Dica #1: conheça por onde os seus pacientes preferem se comunicar

O primeiro passo, antes de começar a automatizar as rotinas na sua clínica, é conhecer bem quem forma o seu público e por onde ele entra em contato. Afinal, a ideia é oferecer a essas pessoas uma experiência de atendimento ainda melhor.

Não adianta você focar em uma solução extremamente tecnológica se o canal por onde ela funciona não é usado pelos seus pacientes ou for de difícil implementação na rotina deles. 

Por exemplo: é comum algumas clínicas terem a idéia de fazer um aplicativo de agendamento da clínica, mas será que as pessoas vão baixar um aplicativo só para agendar uma consulta ao invés de te mandar uma mensagem pelo Whatsapp ou Messenger? A verdade é dura, mas dificilmente farão o download do seu aplicativo. :(

Outro exemplo que é comum fracassar é a clínica fazer um site muito legal com agendamento online por formulário e não tem nenhuma estratégia de captação desses pacientes pelo site, acaba sendo dinheiro jogado fora, pois o site não tem visitas.

Então, comece observando como eles agendam as consultas, de que forma preferem ser atendidas, quais redes sociais, aplicativos de troca de mensagens e meios de comunicação mais usam, etc.

Dica #2: ofereça mais canais de agendamento

Ao analisar e padronizar processos, muitos gestores percebem que seus pacientes relatam dificuldades para agendar consultas. Afinal, a maioria das pessoas tem a rotina corrida e nem sempre sobra tempo em horário comercial para ligar na clínica agendando.

Quanto mais canais de agendamento você oferecer, mais facilitará a vida do seu paciente e desafogará os seus profissionais de atendimento.

Além do telefone, sugerimos que você também atenda os pacientes da forma que eles mais gostam atualmente: através dos aplicativos de troca de mensagens.

Atenda também pelo Whatsapp, Facebook Messenger e por chat no site.

Se você faz marketing digital pelo Facebook para captar novos pacientes, é fundamental que você ofereça o atendimento pelo Facebook Messenger.

Se você faz marketing no Google Adwords para captar novos pacientes, é fundamental oferecer um atendimento de ajuda pelo site.

Nesta altura você deve estar se perguntando: mas como vou dar conta de tanto canal de agendamento?

É aqui que entra a solução que as clínicas que estão tendo resultados expressivos usam: os chatbots (ou robôs) com inteligência artificial que automatizam o atendimento pelo Whatsapp, Facebook Messenger e site eque vamos explicar melhor no próximo tópico.

Dica #3:  - Tenha um chatbot com inteligência artificial para sua clínica odontológica

Existem soluções com inteligência artificial em português do Brasil que automatizam tudo isso e que inclusive se integra ao software odontológico Serodonto. Trata-se da solução Cloudia.

Estas automações são capazes de automatizar aqueles procedimentos que mais consomem o tempo de suas secretárias como:

• Esclarecimento de dúvidas dos pacientes;
• Agendamentos dos pacientes, inclusive se integrando ao sistema Serodonto;
• Envio de lembretes das consultas;
• Envio automático de mensagens de reagendamento (para pacientes que faltaram);
• Envio automático de pesquisa de satisfação do cliente com os serviços de sua clínica (para os pacientes que compareceram), etc.

Leia este artigo até o final e te mostraremos mais detalhes dos procedimentos que uma inteligência artificial realmente poderosa como esta pode te ajudar a automatizar.

Dica #4: Integre essa inteligência artificial com o Serodonto

É possível que você integre o seu robô que automatiza o atendimento com o Serodonto, fazendo com que, ao interagir, o robô ofereça ao paciente apenas horários disponíveis na sua agenda do sistema e ao agendar, o paciente automaticamente já seja cadastrado na agenda do software.

No vídeo a seguir, explicamos melhor como funciona esta integração:

Vídeo Integração Serodonto X Cloudia

Dica #5: dispare lembretes das consultas

Outro problema bem comum na rotina das clínicas é o no-show ou faltas. São muitos os motivos que podem levar a esse problema, sendo o esquecimento um dos mais comuns.

Muitas clínicas começaram a criar o hábito de disparar lembretes e de confirmar as consultas antes da data, tentando evitar esse problema. Contudo, a ideia acaba sobrecarregando os atendentes que, além das funções tradicionais, ainda precisam ligar para cada paciente.

A tecnologia é uma aliada nesse momento. Afinal, já existem soluções capazes de enviar automaticamente o lembrete da consulta, que é o caso do Serodonto, saiba mais sobre este assunto clicando aqui.

Dica #6: reduza a papelada

A automação do atendimento em clínicas também permite reduzir a papelada e tornar os processos mais ágeis. Uma solução interessante, nesse caso, é o prontuário eletrônico como o do software Serodonto.

Com ele, você poderá aposentar a ficha de paciente tradicional em papel. Basta adicionar os dados de cada paciente em um software e armazenar essas informações na nuvem, sem ocupar espaço físico na sua clínica e nem nas suas máquinas.

Esse prontuário pode ser incorporado ao sistema de gestão e você consegue monitorar todas as informações do paciente e até integrá-las a outros setores, como o financeiro.

Outra vantagem é poder incorporar mídias ao prontuário, como vídeos e fotos do paciente e dos tratamentos realizados. Isso permite um controle melhor da evolução de cada um e favorece a comparação dos resultados.

Sobre a Cloudia

A Cloudia é um chatbot brasileiro desenvolvido especialmente para clínicas odontológicas. Foi criada em 2017 como uma solução com inteligência artificial que visa automatizar o atendimento em clínicas nos países de língua portuguesa.

Ela automatiza o atendimento pelo site da clínica, Facebook Messenger e até mesmo no Whatsapp.

Permite atender automaticamente seus pacientes, com agendamento de horários, esclarecimento de dúvidas, envio de lembretes e muitas outras funções.

A empresa Cloudia é citada como um case de sucesso no blog oficial do Facebook ao lado de outras empresas como Samsung, GM e Closeup. Veja a máteria completa aqui.

Entre as principais vantagens desse chatbot em relação aos demais podemos destacar:

• É específico para as clínicas e consultórios de odontologia;
• Possui inteligência artificial treinada para a língua portuguesa;
• Foi feita para converter atendimentos em agendamentos, otimizando todo esse processo;
• A empresa te entrega uma solução com o fluxo de atendimento pronto e otimizado para converter os atendimentos em agendamentos;
• Oferece integração com o Serodonto.
• Suporte em português e com equipe dedicada ao sucesso da clínica;
• Entendimento de áudios;
• Treinamento gratuito em vídeo e treinamento específico para as secretárias (que vão aprender a aproveitar o máximo da solução e integrá-la ao seu dia a dia, aumentando o número de agendamentos e conversões ao entender o procedimento dos 3 passos que a equipe da Cloudia criou);
• Respostas automáticas às dúvidas mais comuns;
• Envio de mensagens pelo Facebook Messenger a qualquer usuário que comente em alguma postagem na sua página, melhorando a captação e o contato com os leads;
• Envio de lembretes de consultas pelo Facebook Messenger;
• Broadcast ou envio de mensagens em massa com as segmentações que uma clínica precisa pelo Facebook Messenger.

Teste um exemplo de inteligência artificial da Cloudia como se você fosse um paciente interagindo com a clínica para agendar sua consulta aqui.

Conclusão

Como você viu, automatizar o atendimento em clínicas não é nenhum “bicho de sete cabeças”. Com cuidado e atenção, é possível entender e avaliar as necessidades do seu consultório e encontrar uma tecnologia adequada para resolver seus gargalos e otimizar seus resultados.