Faltas em clínicas/consultórios, são um dos maiores problemas atualmente de todos os dentistas no Brasil. Isso faz com que além de perder tempo, as clínicas percam também dinheiro e energia. A verdade é que nenhuma clínica ou consultório está livre deste problema, e imprevistos acontecem na vida de todos.

Porém, existem formas de diminuir este índice, e muito!!! Utilizando ferramentas e práticas corretas, dá para reduzir e chegar a menos de 10% das faltas.

Abaixo segue 5 dicas valiosíssimas:

1 – Permita que o paciente desmarque e não falte.

               É ideal deixar a recepção bem treinada, deixando claro ao seu paciente que caso tenha algum problema ele poderá desmarcar a consulta com no mínimo 24 horas de antecedência.

Desta forma sua clínica conseguirá ajustar a agenda, colocando outro paciente no lugar que esteja em uma lista de espera ou esperando um encaixe, economizando dinheiro e tempo.  

A falta é duplamente onerosa para a clínica/consultório, pois o valor da consulta do paciente que faltou e o valor da consulta do paciente que poderia estar no lugar deixa de entrar no caixa.

2 – Acordos iniciais com pacientes

               Acordos iniciais no fechamento do tratamento também são ferramentas fortíssimas para lembrar o compromisso que o paciente tem com a clínica, como por exemplo: No cartão de agendamento que a clínica oferece ao paciente, deixar uma mensagem de aviso “Caso não possa comparecer a consulta, favor desmarcar com no mínimo de 24 horas de antecedência”, isso o lembrará de desmarcar a consulta caso aconteça algum imprevisto.

3 – Faça contratos nos tratamentos, com cláusulas sobre faltas.

               Todo tratamento aprovado, independentemente do procedimento deve ter contrato, para segurança da clínica e do paciente. Para a questão das faltas, o ideal é ter no contrato uma cláusula com a devida responsabilidade e consequências que o paciente arcara caso ele falte. Desta forma a clínica firma ainda mais o compromisso dele com seu agendamento.

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4 – Sua equipe deve estar bem treinada em relação as faltas.

               Faça reuniões periodicamente com a equipe, eles precisam entender o impacto das faltas para a clínica.

              Para que eles não aliviem e nem se comovam com os pacientes, as coisas tem que ficar um pouco mais difíceis para os pacientes que faltam sem avisar, como por exemplo só remarcar a consulta com um intervalo de 15 dias, assim da próxima vez o paciente com certeza pensará bem antes de faltar sem avisar.

5 – Automatize sua confirmação.

               Quase sempre, a forma mais comum de confirmação de agenda é a ligação da recepção, porém isso nem sempre é eficaz. O paciente as vezes está no trabalho e não pode atender ligações, além de perder muito tempo importante da recepção que poderia estar fazendo um trabalho mais importante, como prospectar pacientes. Uma forma de automatizar a confirmação de agenda é através de SMS e ou WhatsApp, pois uma mensagem na tela do celular todo mundo lê e pode responder. Além disso a clínica terá todo o histórico da conversa com o paciente.

Temos vários casos de clínicas que reduziram e muito suas faltas com a automação de confirmação de agenda por WhatsApp do Serodonto.

Algumas delas o índice de faltas caiu de 40% para menos de 10% depois da implementação da ferramenta. Somente com esta redução, o aumento de faturamento paga a ferramenta e ainda sobra muito dinheiro no seu bolso.

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