Quarentena: Dicas para manter a produtividade da sua clínica odontológica

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O mundo está passando por algo nunca visto por essa geração: uma pandemia que está forçando muitas pessoas a entrarem de quarentena e a se isolarem para conter o contágio do vírus Covid-19. Por conta disso, está comum a adesão ao esquema de Home Office. Mas, no caso de clínicas odontológicas como aproveitar esse momento e manter sua produtividade?

Confira este artigo e encontre dicas para melhor aproveitar essa situação de isolamento e Home Office da melhor maneira possível.

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Planeje suas ações pós-quarentena

Infelizmente, ainda não há como ter a certeza de quando a situação se normalizará. Ou, pelo menos, de quando o isolamento deixará de ser essencial.

Portanto, devido a possibilidade de termos que ficar em quarentena por um período longo de tempo, é importante para a sua produtividade, parar e começar a planejar as ações e a estratégia para o período pós quarentena.

Sairá na frente que já tiver se preparado para a crise que está por vir. Dessa forma, repense os objetivos e as metas de sua clínica odontológica.

Faça um plano e coloque as ações no papel, desenhando um cronograma e possíveis cenários que podem ir dos mais pessimistas ao mais otimistas.

É bem difícil acertar exatamente qual será o futuro, mas mais importante do que acertar suas previsões, é se preparar para diversos tipos de cenários.

Repense seus processos, encontre oportunidades

Quando estamos trabalhando no dia a dia, em nossa rotina normal, ficamos tão dentro dos processos do consultório que fica difícil parar para analisar e melhorá-los.

Dessa forma, aproveite essa situação para mapear todos os seus processos e identificar onde há possíveis oportunidades de melhoria.

Analise desde os fluxos de atendimento, até os fluxos de pagamento, cobrança e agendamento.

Lembre-se de que processos mais otimizados economizam tempo e dinheiro. Portanto, é bastante importante, principalmente em um cenário de crise, que todos os processos da sua clínica sejam os mais produtivos possíveis.

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Treine sua equipe

Uma das maneiras de aproveitar esse período de isolamento é efetuar treinamentos para a sua equipe.

No dia a dia, fica mais difícil efetuar treinamentos e essa prática é bastante importante para manter a produtividade da sua equipe e do seu consultório.

Portanto, pense e aplique treinamentos que possam melhorar e capacitar a sua equipe, como:

  • melhorias no atendimento ao cliente/ paciente;
  • como utilizar seu software de gestão odontológico de maneira mais eficiente;
  • treinamento sobre finanças, marketing e sobre qualquer outro processo administrativo;
  • como ter uma melhor gestão do tempo.

Os treinamentos são uma forma de manter a sua equipe capacitada e, ao mesmo, tempo ocupada. Dessa forma, pode-se suavizar, inclusive, as questões difíceis do isolamento social e da quarentena.

Faça reuniões frequentes com sua equipe

Como a interação presencial ficará afetada durante esse período de isolamento, a nossa rotina com a equipe claramente ficará afetada.

Não haverá mais o contato e o convívio, e, portanto, é importante que você estabeleça uma frequência de reuniões com a sua equipe.

Mas não há a necessidade de reuniões diárias, a não ser que seja imprescindível. Pense em uma rotina que faça sentido de acordo com as suas prioridades.

Mantenha o contato e a comunicação sobre a sua clínica e sobre o seu planejamento. Dessa forma todos estarão inteirados e na mesma página com a sua estratégia.

A comunicação, nesse período, é essencial inclusive para evitar desespero e crises dentro da sua equipe.

Ao fazer as reuniões, pense em algumas considerações:

  • entender o que cada membro tem de atividade;
  • priorizar as atividades;
  • comunicar novidades e decisões;
  • entender se estão todos bem e se estão precisando de algum apoio.

Repense suas ações de Marketing Odontológico

É também um bom momento para parar a rever as suas ações de marketing.

Análise os dados das últimas ações de marketing que você efetuou e repense na sua estratégia. O cenário mudou e continuará mudando, portanto a estratégia de marketing traçada no começo do ano ou no final do ano passado pode estar desatualizada.

Portanto, pense e reconsidere algumas ações como:

  • fortaleça suas redes sociais;
  • utilize novas estratégias com o WhatsApp;
  • entenda como melhor usar seu software odontológico para te ajudar nas ações de marketing.

Reveja também as verbas que foram utilizadas e as que ainda serão necessárias para efetivar e implementar suas novas ações e estratégias.

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Produza conteúdo relevante

Produzir conteúdo relevante é uma ação que se encaixa como sendo uma estratégia de Marketing Odontológico nos meios digitais. Contudo, entendendo sua importância é essencial destacá-la.

Aproveite o momento de quarentena para pensar na produção de conteúdo para os seus clientes e pacientes.

É bastante comum a construção de blogs com informações relevantes sobre o seu mercado e sobre o seu trabalho com o intuito de comunicar seus pacientes.

Dessa forma, aproveite o tempo para pensar em como produzir conteúdo relevante que poderá aumentar a sua autoridade no mercado. Seja em formato de blogs e artigos, vídeos ou áudios (podcasts).

Reorganize as suas finanças

Talvez uma das ações mais importantes para se fazer nesse momento de quarentena, aproveitando o tempo que você estará em casa, ou isolado.

As finanças do seu consultório, sem dúvida, sofrerão com a falta de pacientes e com a crise que está por vir.

Portanto, é de extrema importância rever todos os seus gastos, despesas e entender como você pode otimizar as sua área financeira.

Por conta da crise ser algo que afetará a economia como um todo, é de se esperar — mesmo não sendo uma certeza — que o governo aplicará certas medidas que suavizam esse momento conturbado.

Dessa forma, fique atento para entender quais ações do governo podem beneficiar o seu consultório odontológico, como:

  • suspensão de contas básicas como luz, água, gás;
  • postergação de pagamento de certos impostos;
  • abertura de novas linhas de crédito a juros menores.

Além disso, é importante manter o pagamento de fornecedores e de funcionários o quanto possível. É dessa forma que, minimamente, você ainda estará contribuindo para o giro da economia, mesmo que local.

Mas seja racional. Entenda qual é o seu limite e quais as medidas drásticas você deverá tomar, caso a situação não melhore ou até mesmo se agrave.

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Mantenha-se informado

As informações e notícias sobre a situação de quarentena e sobre o Covid-19 correm rapidamente todos os dias.

Dessa forma, é bastante importante que você se mantenha informado sobre o que está acontecendo. Seja pelas medidas do governo, seja pelo próprio status da pandemia.

Mas lembre-se: acompanhe as notícias com cautela. Separe um momento do dia para ler as notícias, ao invés de ficar acompanhando em tempo real. Procure também fontes confiáveis de informação, para evitar cair nas famosas "fake news".

Consumir informações demais e a todo momento pode fazer com que você fique ansioso e acabe prejudicando a sua própria saúde.

Dicas Para Home Office

A questão do Home Office está se fazendo bastante presente por conta da quarentena e do isolamento social recomendável.

Mas, nem todo mundo está acostumado com esse tipo de trabalho, sendo que é a primeira vez que muitas vezes praticam esse formato.

Portanto, iremos ressaltar algumas dicas importantes que você deve saber sobre o Home Office.

Crie uma rotina

Trabalhar de casa pode ser uma tentação. Ficar na cama, no sofá e de pijama são algumas situações comuns que passam pela cabeça de quem precisa trabalhar em Home Office.

A questão é que ficar em casa pode ser tornar improdutivo caso você não crie uma rotina de trabalho.

Tenha um horário para levantar, troque de roupa e faça as pausas no almoço e eventuais paradas durante o dia.

A rotina fará com que você tenha mais foco e seja mais produtivo. Sabemos que trabalhar de casa pode ser bastante interessante, mas é preciso tomar cuidado para não cair em certas ciladas.

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Organize uma área exclusiva para trabalho

É bastante grande, quando se trabalha em casa, a vontade de ficar sentado no sofá, ou até mesmo na cama, com o computador no colo.

Mas essa prática não é produtiva e pode até ser prejudicial para a sua saúde.

Dessa forma, para melhorar a sua experiência com o Home Office, separe e organize um canto da sua casa que seja exclusiva para o seu trabalho.

Tenha uma mesa e uma cadeira adequados e trate esse canto como sendo o seu escritório particular. Você verá como faz diferença ter um espaço dedicado para o trabalho em casa.

Saiba ter momentos de descanso

Outra armadilha do Home Office é não saber a hora de parar de trabalhar ou de descansar um pouco durante o dia. Afinal de contas, você já está em casa, que mal tem trabalhar até um pouco mais tarde?

No entanto, é preciso estabelecer pausas e um horário de trabalho. Apesar de estarmos em casa, é importante também termos pausas e momentos de descanso, bem como ter tempo para fazer outras atividades além do trabalho.

Cuide da saúde mental

Outro ponto importante para ser ressaltado durante esse período de quarentena e isolamento é a nossa saúde mental.

Não poder sair de casa, não encontrar os amigos e parentes, ou até mesmo não ter mais a rotina com a qual estávamos acostumados pode ter um impacto negativo em nossas vidas. Ainda mais, se somados às notícias em demasia, pode acarretar em crises de ansiedade e até pânico.

Portanto, cuide de você. Faça o seu trabalho regular durante um horário estipulado. Mas nas horas livres, leia livros, faça conferências virtuais com seus amigos e parentes e invista em você mesmo, com cursos à distância